Foi-se o tempo em que falar em gerenciamento de arquivos era falar em um depósito de caixas e pastas amontoadas. Hoje em dia todos os documentos de uma empresa são guardados a nível digital.

Mas nem por isso não existem desafios. Sem dúvidas é quase tão fácil perder um arquivo digital quanto perder um físico. São pastas e mais pastas de documentos, e se não houver um bom padrão de organização, tudo acaba virando uma grande bagunça.

Como anda o gerenciamento de arquivos de sua empresa? Entenda porque ele é tão importante e conheça 4 dicas perfeitas para você que deseja colocar a bagunça em ordem.

Porque ter uma boa gestão de arquivos é importante

Não importa qual o seu tipo de negócio, toda empresa acaba precisando lidar com muitos documentos. Uma pilha de contratos aqui, uma pasta de contas ali, sem falar nas inúmeras planilhas orçamentárias e organizacionais.

Com o tempo, os arquivos que deveriam manter a empresa nos trilhos, tornam-se um verdadeiro caos. Logo você está trabalhando em um ambiente completamente bagunçado.

A desordem propicia um maior número de erros, reduz a eficiência dos processos, dificulta a gestão, prejudica a qualidade dos serviços prestados e interrompe o crescimento da empresa.

Não há escalabilidade sem um bom gerenciamento de arquivos. Seu empreendimento pode até crescer por um tempo, mas em algum momento acabará tornando-se vítima da própria desordem interna.

Nossas dicas visam te ajudar a garantir um bom controle de tudo o que acontece em sua empresa, a organizar seus arquivos de uma maneira verdadeiramente funcional, facilitando o dia a dia de seu negócio e o preparando para se tornar cada vez maior.

E não se preocupe, não falaremos em grandes prateleiras ou inúmero gaveteiros, mesmo que você ainda realize arquivamento físico, a recomendação é que comece a fazer uso da tecnologia.

Conheça 4 dicas Imperdíveis

Pensando em deixar o processo de gerenciamento da sua empresa o mais prático possível, separamos 4 dicas simples e práticas.

A ideia é deixar todos os documentos acessíveis, sempre privilegiando aqueles de arquivos mais consultados. Desta maneira, você perderá menos tempo procurando informações e evitará perda de arquivos importantes.

Digitalize toda a documentação

Como você tem gerenciado os arquivos de sua empresa? Vocês ainda utilizam papéis? Onde estão seus documentos mais importantes? Onde costumam guardar as informações sobre seus clientes?

Vivemos em uma era completamente digital e o seu negócio precisa acompanhar isso. Atualmente já não é necessário mantermos grandes salas de arquivo e nem mesmo depósitos físicos de informações.

Nossa primeira dica é simples, digitalize toda a documentação de sua empresa.

Um arquivo virtual pode trazer inúmeras vantagens para seu negócio. Além de extinguir os problemas com espaço, a organização se torna mais prática e a busca por arquivos muito mais eficiente.

Além disso, optando por manter seus documentos na nuvem, você evita a chance de perdas e ainda garante acesso a informações de onde quer que esteja.

Trabalhe com níveis de acesso

O gerenciamento de arquivos, mesmo que digitalmente, requer dedicação. É necessário se pensar em maneiras eficientes de acessar os arquivos e ter um sistema de armazenamento padrão que seja verdadeiramente eficaz.

Para começar, o ideal é separar os arquivos em categorias e organizá-los a nível de acessibilidade. Aqueles que são utilizados com mais frequências devem estar disponíveis com mais facilidade, enquanto documentos menos importantes para o dia a dia da empresa podem ser mantidos em acesso restrito.

Além disso, nem todos os setores devem ter acesso a todos as informações. Mantenha disponível para cada setor o estritamente necessário para o cumprimento de seu papel, isso evita erros e previne a desorganização.  

Realize Backups

Não corra riscos. Desenvolva o hábito de realizar backups. Essa é uma das dicas mais importantes quando se fala em gerenciamento de arquivos. Ser negligente nesse ponto é correr o risco de perder documentos importantíssimos para o seu negócio.

O ideal é que mantenha uma cópia de seus arquivos na nuvem, além de tê-lo em computadores ou pen-drives.

Na verdade, o procedimento é bem simples. Basta criar um rotina de cópia dos arquivos, mantendo tudo sempre atualizado, a fim de garantir que tenha todas as informações que precisa a fácil acesso, e que não perca nenhum dado importante para você, seu negócio ou seus clientes.

Escolha um bom Sistema de Gestão

Não há como falar em gerenciamento de arquivos sem falar em sistema de gestão. O ERP é a melhor solução para quem sofre com qualquer tipo de problema organizacional. Se você ainda não conhece o software ou deseja saber mais, leia também, “ERP: O que é e seus benefícios”.

Aqui vamos direto ao ponto. Um bom sistema de gestão atua integrando todos os processos e setores de uma empresa, automatizando-os e tornando-os ainda mais eficiente.

O gerenciamento de arquivos não será mais um desafio, mas se tornará um processo rotineiro, realizado de forma simples, rápida e prática.

Você não perderá tempo organizando e nem mesmo procurando documentos, terá um negócio escalável e estará pronto para enfrentar novas demandas, afinal, uma empresa organizada é uma empresa que cresce.

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